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Hochschule A-Z

Datenschutzhinweis für Nutzer:innen des Intranetportals

Verantwortliche

Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Hochschule Esslingen
Kanalstraße 33
73728 Esslingen am Neckar

Vertretungsberechtigter

Prof. Christof Wolfmaier

Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte ist postalisch erreichbar unter der oben genannten Adresse, z. Hd. Datenschutzbeauftragter oder per E-Mail unter datenschutz@hs-esslingen.de.

Genutzte Quellen und Daten

Bei der Anmeldung werden Benutzername, Passwort und Rolle des Hochschul-Accounts verarbeitet. Des Weiteren werden Namen, Akademischer Grad, Funktion sowie dienstliche Kontaktdaten verarbeitet. Diese Angaben können Beschäftigte selbst durch weitere freiwillige Angaben zu ihrer Person ergänzen (z.B. Profilbild, Werdegang).

Im Zusammenhang mit Berichten, Ankündigungen o.ä. können Namen sowie weitere personenbezogene Daten oder auch Fotos verarbeitet werden.

In verschiedenen Kontaktformulare können Daten aus Anfragen, Anmeldungen, Bestellungen o.ä. verarbeitet werden.

Mit Ihrer Einwilligung werden auch anonymisierte Nutzungsanalysedaten verarbeitet. Hierzu setzt das Software-Tool Matomo Cookies ein. Dabei handelt es sich um Textdateien, welche auf Ihrem Computer gespeichert werden, um zu analysieren, wie unser Intranet von Ihnen genutzt wird. Im Falle Ihrer Einwilligung werden die durch die Cookies erzeugten Informationen über Ihre Nutzung unseres Intranet Angebots auf unserem eigenen Server gespeichert. Über die Datenschutzeinstellungenkönnen Sie der Analyse anonymer Nutzungsdaten zustimmen. Zum Speichern der Einstellungen wird ein Erkennungs-Cookie im Browser abgelegt, damit die Einstellungen nicht bei jedem Seitenaufruf erneut abgefragt werden. Wenn Sie dieses Cookie löschen oder ein anderes Gerät / Browser verwenden, dann müssen Sie die Einstellungen erneut über die Datenschutzeinstellungen vornehmen.

Während Ihrer Nutzung des Intranets werden Protokolldaten verarbeitet (IP-Adresse, aufgerufene URL, Datum und Uhrzeit, Browser und Betriebssystem).

Zweck und Rechtsgrundlage der Datennutzung

Die Datenverarbeitung dient dem Betrieb einer zentralen hochschulinternen Informationsplattform für Hochschulangehörige. Die Rolle Ihres Hochschul-Accounts (z.B. Studierende/r, Beschäftigte/r) wird verarbeitet, um Ihnen die entsprechenden Inhalte zu Ihrer Zielgruppe anzuzeigen und Ihnen darauf basierend Informationen an Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse zuzusenden. Die Verarbeitung und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG i.V.m. §§ 2 ff. LHG (Studierende), bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 15 LDSG (Beschäftigte).

Personenbezogene Daten die im Zusammenhang mit Berichten, Ankündigungen o.ä. verarbeitet werden, werden entweder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG i.V.m. § 2 LHG oder aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet.

Anonymisierte Nutzungsanalysedaten werden zur Weiterentwicklung des Intranets aufgrund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit über die Datenschutzeinstellungen widerrufen.

Protokolldaten werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, wobei das berechtigte Interesse in der Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit liegt.

Empfänger der Daten

Innerhalb der Hochschule Esslingen erhalten jeweils diejenigen Personen Zugriff auf bestimmte Daten im Intranet, für welche sie über ihre Rolle die Zugriffsrechte haben (z.B. Studierende, Lehrende, Beschäftigte). Da das Intranet eine Informationsplattform darstellt, sind bestimmte Informationen gerade dazu gedacht, anderen zugänglich gemacht zu werden (z.B. Personenseiten mit dienstlichen Kontaktdaten, Daten zu Ansprechpartnern für bestimmte Fragen etc.).

Bei Formularen (z.B. Bestellformulare, Anmeldeformulare) erhalten die jeweiligen hochschulintern zuständigen Stellen die eingetragenen Daten zur Bearbeitung des Anliegens. Wenn Sie der Verarbeitung von Nutzungsdaten zustimmen, werden diese in anonymisierter Form den Mitarbeiter:innen der zentralen Redaktion des Intranets zur Verfügung gestellt.

Web- und Server-Administratoren haben Zugriff auf Inhalte, Dokumente und Datenbanken. Darüber hinaus können im Einzelfall von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) im Rahmen von Supportleistungen Kenntnis von Daten erhalten.

Dauer der Datenspeicherung

Daten welche standardisiert in den Personenseiten enthalten sind, werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses im Intranet verarbeitet. Von Ihnen freiwillig eingetragene Angaben können Sie selbst löschen.

Daten aus Berichten und Ankündigungen die älter als zwölf Monate sind, werden zweimal jährlich gelöscht. Daten die in diesen Meldungen aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, werden darüber hinaus unverzüglich gelöscht sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.

Angaben aus Formularen die älter als zwölf Monate sind, werden zweimal jährlich gelöscht. Etwaige Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Die statistischen Nutzungsanalysedaten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden.

Protokolldaten werden nur solange gespeichert, wie dies zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit erforderlich ist (i.d.R. 14 Tage).

Einbindung von externen Inhalten Dritter

Wir verwenden eingebettete YouTube-Videos im erweiterten Datenschutzmodus. Das heißt: YouTube verarbeitet keine Daten über einen Nutzer, der eine Intranetseite mit einem eingebetteten YouTube-Videoplayer anzeigt, jedoch nicht auf das Video klickt, um die Wiedergabe zu starten. Wird auf den YouTube-Videoplayer geklickt, so erhält YouTube Kenntnis von der IP-Adresse des Nutzers und kann unter Umständen Cookies auf dem Computer des Nutzers speichern, es werden jedoch keine personenbezogenen Cookie-Informationen für Wiedergaben von eingebetteten Videos gespeichert. Unser Intranet weist Sie vor Verbindungsaufbau mit externen Inhalten deutlich darauf und auf damit verbundene mögliche zusätzliche Datenverarbeitungen durch Dritte hin. Auch in unserem Tool zu den Datenschutzeinstellungen können Sie der Anzeige von externen Inhalten zustimmen. In diesem Fall werden die externen Inhalte nachgeladen und Sie erhalten bei den einzelnen eingebetteten Inhalten keinen gesonderten Hinweis mehr, da dieser bereits im Tool zu den Datenschutzeinstellungen erfolgt ist. Sie können diese Einstellungen jederzeit anpassen. Näheres zu den Datenverarbeitungen durch YouTube entnehmen Sie bitte den allgemeinen Datenschutzhinweisen von YouTube. Wir erheben keine personenbezogenen Daten im Rahmen der Einbettung von YouTube Videos.

Unser Intranet enthält einen eingebetteten VVS-Routenplaner. Der externe Anbieter des Routenplaners verarbeitet keine Daten über einen Nutzer, der eine Intranetseite mit dem eingebetteten Routenplaner anzeigt, jedoch nicht auf den Routenplaner klickt, um diesen anzuzeigen. Wird auf den Routenplaner geklickt, so erhält der externe Anbieter des Dienstes Kenntnis von der IP-Adresse des Nutzers und kann unter Umständen Cookies auf dem Computer des Nutzers speichern. Unser Intranet weist Sie vor Verbindungsaufbau mit externen Inhalten deutlich darauf und auf damit verbundene mögliche zusätzliche Datenverarbeitungen durch Dritte hin. Auch in unserem Tool zu den Datenschutzeinstellungen können Sie der Anzeige von externen Inhalten zustimmen. In diesem Fall werden die externen Inhalte nachgeladen und Sie erhalten bei den einzelnen eingebetteten Inhalten keinen gesonderten Hinweis mehr, da dieser bereits im Tool zu den Datenschutzeinstellungenerfolgt ist. Sie können diese Einstellungen jederzeit anpassen. Näheres zu den Datenverarbeitungen durch den VVS Routenplaner entnehmen Sie bitte den allgemeinen Datenschutzhinweisen der VVS. Wir erheben keine personenbezogenen Daten im Rahmen der Einbettung des VVS Routenplaners.

Datenschutzrechte

Sie haben

  • das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
  • das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
  • das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Bei den Rechten gelten die Beschränkungen nach §§ 8, 9, 10 und 11 LDSG.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg zu wenden (Art. 77, 51 DSGVO i. V. m. §§ 20 ff. LDSG).

Information zum Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Wir werden daraufhin Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Wir werden daraufhin Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Ihren Widerspruch senden Sie bitte formfrei an die Hochschule Esslingen.