Zentrales Drucksystem der HE

Zum 01.09.2015 hat die Hochschule Esslingen ein neues Chipkarten- und Drucksystem eingeführt. Seit der Umstellung werden die Drucker/Kopierer des zentralen Drucksystems, die Ricoh-Arbeitsplatzdrucker, sowie die Hausdruckereien an allen drei HE-Standorten von der Fa. Inepro betreut.

Öffentlich zugängliche Drucker

Die Hochschule Esslingen hat ein zentrales standortübergreifendes Drucksystem mit einer Embedded-Lösung im Einsatz. Alle Druck-/Kopier-/Scan-Funktionen sind über den integrierten Touch-Screen des Druckers bedienbar. Durch die Kompatibilität des Drucksystems mit dem Chipkartensystem der HE können die Drucke/Kopien/Scans über die Chipkarten-Börsen (privat/dienstlich), die einem Chipkarten-Benutzerkonto zugeordnet sind, abgerechnet werden.

Follow-Me-Printing

Die aus dem Hochschulnetz getätigten Druckaufträge werden unter Verwendung des Druckers "\\printsrv\Colour_Printers" auf dem zentralen Printserver verschlüsselt zwischengespeichert und können an einem beliebigen öffentlichen Drucker, nach der Identifikation mit der Chipkarte, abgeholt werden.

Nicht abgeholte Druckaufträge werden nach 72 Std. gelöscht.

Zeiterfassung

Weiterhin ermöglicht das vereinte Druck- und Chipkartensystem den Bediensteten der HE über die an den Druckern vernetzten Chipkartenleser (PayCons), Ihre Arbeitszeiten zu buchen. Die elektronisch erfassten Zeiterfassungsdaten stehen jedem Bediensteten im HE-Intranetportal persönlich zur Verfügung (Quicklinks > Elektronische Zeiterfassung > Zeiterfassung).

Standortliste:

HE Drucker_Standortliste.pdf

 

Arbeitsplatzdrucker

Vor der Vergabe der Arbeitsplatzdrucker an einen zentralen Druckeranbieter wurde eine Wirtschaftlichkeitsberechnung mit den Kosten vom Druck im Hause (HE Ist-Stand) und den Outsourcing-Kosten durchgeführt. Aufgrund der gesamtwirtschaftlichen Ergebnisse hat nun die HE einen zentralen Ansprechpartner und Verantwortlichen für das gesamte Drucksystem der Hochschule.

Daraus resultierende Vorteile sind:

  • Verbesserung des Services
    Bestandteil des Vertrags ist ein Vor-Ort-Service, auch für die Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker. Bei Störungen an Geräten werden diese vom Inepro -Service (Hausdruckerei) behoben. Anbei finden Sie die Service-Level-Zeiten. Beispielsweise müssen Drucker/Kopierer innerhalb von 8h wieder betriebsbereit sein. Störungen können an den Geräten auch proaktiv erkannt werden. Es werden Störungsmeldungen der Geräte über eine LAN-Verbindung zum Management-Service gesendet, der dann unter Umständen schon vor Ausfall eines Geräts eine Ersatzteilbeschaffung auslösen und der Techniker avisieren kann. Ausfallzeiten werden dadurch minimiert.
  • Vereinfachung bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial
    Da die Kosten für Toner im Vertrag enthalten sind, sind diese besser planbar. Die Kostenberechnung erfolgt über Clickpreise (kalkulierter Preis pro Seite). Die Bestellung von Verbrauchsmaterial kann von jedem Benutzer bei der Hausdruckerei selbst vorgenommen werden.
  • Reduzierung auf wenige Geräten- und Tonertypen
    Bisher gibt es noch eine gewisse Anzahl von unterschiedlichen Geräten. Durch die Reduzierung auf wenige Gerätetypen und damit Tonertypen kann ebenfalls die Beschaffung von Verbrauchsmaterial vereinfacht werden.
  • Neuester Stand der Technik
    Alle Drucker entsprechen der neuesten Technologie und sind nach den neuesten Umweltkriterien zugelassen.
  • Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendrucker
    Die bisher vom RZ angebotenen Arbeitsplatzdrucker von Brother sind herstellerseitig bereits alle abgekündigt. Um auch hier eine Verbesserung im Service und in der Qualität der Drucker zu erreichen, wurden diese mit in die Ausschreibung aufgenommen.
  • Transparenz
    Schaffung von Transparenz bei den Druck- und Kopierkosten. Über das Chipkarten-Management-System ist eine Zuordnung der Kosten centgenau auf Kostenstellen wie Fakultäten und Abteilungen möglich.

 

Arbeitsplatzdrucker-Bestellung


Über das Bestellformular können neue Ricoh-Arbeitsplatzdrucker angefordert werden.

Die Bestellung eines Arbeitsplatzdruckers muss von dem/der EDV-Verantwortlichen ausgelöst und begleitet werden

  •     siehe Prozessbeschreibung:     Arbeitsplatzdruckerprozess.pdf

          Hinweis

         Aufgrund der vielen beteiligten Personen/Stellen am Prozess  kann
         es bis zur Inbetriebnahme eines neuen Arbeitsplatzdruckers einige
         Tage dauern.

 

Auslieferungsmodell


Mit der Bestellung wird standardmäßig das folgende Modell ausgeliefert:

  •     SPC252 SF
        (bis zu 25 Seiten/min  * BxTxH  * Größe:420 x 493 x 460)


Wartung und Service

Öffentliche Drucker & Ricoh-Arbeitsplatzdrucker

Für die Wartung und den Service der öffentlichen Drucker als auch der Ricoh-Arbeitsplatzdrucker ist die Hausdruckerei „idc – inepro document center" zuständig.

 

Andere Arbeitsplatzdrucker

Für die Wartung/den Service der verbleibenden Arbeitsplatzdrucker, die nicht seit der Umstellung gegen einen Ricoh-Arbeitsplatzdrucker ausgetauscht wurden, ist jede Fakultät/Abteilung/Einrichtung weiterhin selbst verantwortlich.

 

Service-Level-Zeiten 

Bei Gerätestörungen/Störmeldungen an den öffentlichen Druckern und auch an den Ricoh-Arbeitsplatzdruckern:

  • Reaktionszeit: 2 Stunden
  • Lösungszeit: 8 Stunden

 

Die Service-Level-Zeiten haben folgende Definitionen:

  • Arbeitstag
    Mo. bis Fr. mit Ausnahme von bundeseinheitlichen Feiertagen und Feiertagen in Baden-Württemberg
  • Servicezeiten
    Pro Arbeitstag mindestens von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr
  • Reaktionszeit
    Die Zeit ab Eingang einer Störungsmeldung, bis eine Rückmeldung des Auftragnehmers erfolgt (z.B. Rückruf durch den Auftragnehmer).
  • Lösungszeit
    Die Zeit ab Eingang einer Störungsmeldung, bis die Störung behoben und das System/Gerät wieder funktionsfähig ist.
  • Gerätestörung
    Der Ausfall oder eine Fehlfunktion eines einzelnen Gerätes


Kosten

Öffentliche Drucker & Ricoh-Arbeitsplatzdrucker

Die einheitlichen Klickpreise pro Seite DIN A4 an allen Geräten 

  • Öffentliche Drucker
  • Ricoh-Arbeitsplatzdrucker
  • Druckaufträge in den Hausdruckereien

betragen: 

Kopie/Druck A4  (Schwarz-Weiss):             0,06 €
Kopie/Druck A4  (Farbe):             0,20 €
Scan/Fax  (Schwarz-Weiss/Farbe):           0,02 €

 

Siehe auch Preisliste der Hausdruckerei

 

Ricoh-Arbeitplatzdrucker

Die Drucke/Kopien/Scans an den Ricoh-Arbeitsplatzdruckern werden über Fakultäts-/Abteilungs-/Projektkostenstellen abgerechnet.


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